化工学院团学文件档案管理规范

    为积极响应院党委关于加强档案管理工作的意见和要求，进一步规范团学文件档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用和价值，保证团学各项工作、服务的有序开展，特制订团学文件档案管理规范。

一、提高对档案管理工作的认识

（一）认识档案管理工作的重要性。

档案是在团委日常工作和大型活动中形成的，对团委今后工作具有保存价值和指导意义的各类文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是记录团委工作发展的重要依据。做好档案管理工作是团委日常工作的一个重要组成部分，是提高团委工作效率和工作质量的一个有力保障，是衡量团委工作业绩和管理水平的一个重要尺度。团学组织要高度重视档案管理工作。

（二）认识档案管理工作的迫切性。

档案是当前工作的真实记录，是证实团委工作发展的重要依据，展现了团委工作的历史轨迹，可以为未来提供借鉴和参考，是不可再生的宝贵财富，因此一旦在档案管理工作中出现疏忽和遗漏，就会为未来档案的查阅、工作的借鉴等带来不可弥补的损失，要高度重视档案管理，认识到这项工作的迫切性。

二、团学文件档案工作要求

档案管理必须严格遵守操作规范，从档案的收集、整理和编目、保管以及档案的利用服务等四个方面做好各项管理工作。同时，要不断更新档案管理理念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，对团学成员进行必要地培训，对档案管理工作做好科学合理地分工，切实保障团学档案管理工作的规范性和及时性。

（一）档案的收集

文件档案文件资料收集范围包括以下内容。

1、学校团委传达的决定、决议、指示、条例、规定、计划等重要文件材料。

2、学院重要会议材料，包括会议通知、报告、领导讲话、典型发言、会议记录、现场照片、会议总结、新闻稿等内容。

3、学院重大活动资料，包括活动策划、活动预算及报销表、主持稿、活动现场照片、音视频资料、活动评分表、活动总结、PPT、推送稿等内容。

4、各部门内部文件，包括评分细则、运营机制、考评流程、部门工作记录、音视频资料等。

5、学生社团活动情况，可以包含社团历史沿革、大事记及活动的简报、照片，印发的通知、规定、条例、通报等文件材料。

6、涉及资金、物资的部门，需要对财产、物资、档案交接凭证。

7、团学骨干的考核奖惩情况记录。

8、其他应当保管的文件资料。

（二）档案的整理和编目

1、档案材料要整洁，不能残缺不全

2、按要求和分类存档，不能杂乱无章

3、严格执行立卷归档及等级制度

4、档案收集整理工作由学委会负责

（三）团学档案的分类及相关内容要求

团学档案分类及编目需严格按照开学初已列框架整理归档，具体如下：

1、日常工作档案

分为制度文件类、会议记录类、工作计划类、工作总结类及其他，共计五类。有关内容的文件分类如下：

l  制度文件类

文件（包括校团委下发的文件，相关部门下发的活动通知等，教室申请表、活动预算申报表、活动现场签到表、通知文件模板、奖状模板等）必须保存有电子档及纸质档，其中电子档每月最后一周结束前上传至网盘相关文件夹内。

l  会议记录类

各个部门根据各自部门会议情况，内容包括会议时间、会议地点、会议内容、会议签到等情况。每月30日把本部门当月部门例会相关文件电子版整理上传至网盘相应文件夹；办公室负责的纸质版会议记录和会议签到直接进行存档。

l  工作计划类

各部门每学期工作开始前（开学前1-2周）都应向团委上交一份本学期详细工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作初步设想与安排。此工作计划经学院团委审核建议下修改完后，电子版保留存档，纸质版作为本部门日后开展活动的重要依据，并在学期末归档。

l  活动资料类

各部门组织活动应当提前制定活动通知和计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把活动通知、活动策划、工作总结、活动新闻稿等文件于活动结束后一周内整理完善，电子版及时上传网盘。活动开始前交于学委会的纸质版策划及预算申请表，以及活动结束后交于学委会的报销申请表纸质文件全部进行归档保存。

l  工作记录类

各部门于学期末要上交部门各项工作的详细记录（活动汇总表），各部门须递交一份详细的工作总结，内容应介绍阶段工作内容及工作经验教训，并存入档案，对下一学期工作起到督促作用。

2、团学成员档案

l  团学骨干各学期的工作总结

l  团学成员考核与奖惩

l  团学委员、主席团及各部门部长团、成员的基本信息

（四）档案的保管

电子版档案资料统一上传到网盘，纸质版档案资料归入实验六楼133办公室档案柜存档。

三、团学文件档案管理细则

为加强团学档案管理制度的系统性，完整性和科学性，使团学工作形成一定的历史资料，规范各部门各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展，所有团学骨干都需遵守以下原则：

1、每届团学换届之前需整理本学年档案资料(依照目录分类整理)，经学委会审核无误后，将文件档案资料转交下一届团学骨干。

2、办公室职责：每学期初，收集整理团学各部门最新基本信息，汇总整理并及时存档。每学期末，统计、整理、汇总团学考评资料及结果，并及时存档。

3、学委会职责：学委会部门秘书组织各部门定期开展每月一次文件档案资料整理与审核工作，部门秘书审核无误后的文件档案方可上传至网盘归档。

3、遇有团学干部工作调动或离任时，要及时报于团委老师和学委会备案，并将其相关记录更新或调整。

4.“院团学骨干成员登记表”、“院团学成员通讯录”、“部门绩效考评表”、“委员考核表”、“部长考评表”“干事考核表”等重要表格必须存档。

5、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，纸质版的应用黑色签字笔工整书写。

6、档案一旦遗失，相关部门人员应立即上报学院团委并及时挽回损失。

7、学委会和办公室人员将会定期整理核查档案，并对存在问题的部门要求整改，多次违规部门将会在终期考核评定时扣除相应分数，以示警告。

共青团华东理工大学化工学院委员会

2018年12月